Surat elektronik
Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
1. Sejarah
Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.
Anatomi Ratel, sebagai contoh:
emailsaya@surabaya.vibriel.net.id |
Keterangan:
· emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
· surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
o surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
o vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
o net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)
2. Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)
3. Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
· Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
· Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
4. Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
· Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
· Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
· Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
· Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
· Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
· Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
5. Keamanan
Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.
Simple Mail Transfer Protocol
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan salah satu protokol yang umum digunakan untuk pengiriman surat elektronik di Internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim surat elektronik ke server surat elektronik penerima.
Protokol ini timbul karena desain sistem surat elektronik yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang menampung sementara sampai surat elektronik diambil oleh penerima yang berhak.
Contoh Transaksi
S = Server
C = Klien
C : (inisialisasi hubungan)
S : 220 Wikipedia ESMTP server ready
C : mail from: user@wikipedia.org
S : 250 mail ok
C : rcpt to: wikipedia@wikipedia.orgS : 250 rcpt ok
C : data
S : 354 end data with CRLF.CRLF
C : -- email data --
C : CRLF.CRLF
S : 250 data ok
C : QUIT
S : 221 bye
Internet Message Access Protocol
IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar untuk mengakses/mengambil e-mail dari server. IMAP memungkinkan pengguna memilih pesan e-mail yang akan ia ambil, membuat folder di server, mencari pesan e-mail tertentu, bahkan menghapus pesan e-mail yang ada.
Kemampuan ini jauh lebih baik daripada POP (Post Office Protocol) yang hanya memperbolehkan kita mengambil/download semua pesan yang ada tanpa kecuali.
Post Office Protocol versi 3
POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol yang digunakan untuk mengambil surat elektronik (email) dari server email. Protokol ini erat hubungannya dengan protokol SMTP dimana protokol SMTP berguna untuk mengirim surat elektronik dari komputer pengirim ke server.
Protokol POP3 dibuat karena desain dari sistem surat elektronik yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang menampung surat eletronik untuk sementara sampai surat elektronik tersebut diambil oleh penerima yang berhak. Kehadiran server surat elektronik ini disebabkan kenyataan hanya sebagian kecil dari komputer penerima surat elektronik yang terus-menerus melakukan koneksi ke jaringan internet.
Protokol ini dispesifikasikan pada RFC 1939.
Contoh transaksi
S = server
C = Client
C = Client
C : (inisialisasi koneksi)
S : +OK
C : USER wikipedia
S : +OK
C : PASS indonesia
S : +OK wikipedia have 2 message (320 octets)
C : STAT
S : +OK 2 320
C : LIST
S : 1 150
S : 2 170
S : .
C : RETR 1
S : +OK 150
S : --email data--
S : .
C : DELE 1
S : +OK
C : QUIT
S : +OK Bye
S : +OK
C : USER wikipedia
S : +OK
C : PASS indonesia
S : +OK wikipedia have 2 message (320 octets)
C : STAT
S : +OK 2 320
C : LIST
S : 1 150
S : 2 170
S : .
C : RETR 1
S : +OK 150
S : --email data--
S : .
C : DELE 1
S : +OK
C : QUIT
S : +OK Bye
MX RECORD
Sebuah mail exchanger record (MX record) adalah jenis catatan sumber daya di Domain Name System yang menentukan sebuah mail server bertanggung jawab untuk menerima pesan email atas nama domain penerima dan nilai preferensi digunakan untuk memprioritaskan pengiriman mail jika server mail beberapa tersedia . Himpunan record MX dari sebuah nama domain menentukan bagaimana email harus diatur dengan Simple Mail Transfer Protocol.
MUA (MAIL USER AGENT)
Definisi MUA (Mail User Agent) menurut FOLDOC adalah sebuah program atau aplikasi yang digunakan oleh seorang pengguna komputer untuk menulis atau membuat suatu email serta digunakan untuk membacanya8 . MUA merupakan penghubung antara pengguna dan MTA. Sebetulnya ada banyak macam MUA yang bisa digunakan, tapi saya akan coba uraikan beberapa saja, diantaranya adalah :
- Microsoft Outlook
Pembuat : Microsoft Corp.
Lisensi : Komersial, $239 US / standar (dibundle dengan Microsoft Office)
Sistem Operasi : Windows 9.x/NT/2000/XP
Fitur :
Fasilitas Kalendar (penjadwalan suatu kegiatan)
Konfigurasi email berbasis IMAP lebih mudah
Dukungan terhadap email filter pada protokol IMAP maupun POP3
Dukungan terhadap profiles, untuk membedakan antar pengguna outlook dalam satu buah komputer.
Toolbar bisa dikustomisasi (diatur sendiri)
Kolom utama pada outlook bisa ditambah/dikurangi
Kekurangan :
Sukar dipahami oleh pemula
Fungsi-fungsi yang lebih advanced sebenarnya ada, tapi susah
ditemukan letak menunya dan konfigurasinya.
Konsep tampilannya (GUI) tidak jelas dan ruwet dibanding dengan
MUA berbasis grafis yang lain
Menu Help masih sedikit keterangannya dan tidak lengkap
Tidak mendukung sinkronisasi dengan server IMAP (hanya sinkronisasi
dengan server Microsoft Exchange)
- Microsoft Outlook Express
Pembuat : Microsoft Corp.
Lisensi : Gratis, dibundle dengan Internet Explorer
Sistem Operasi : Windows 9.x/NT/2000/XP
Pembuat : Microsoft Corp.
Lisensi : Gratis, dibundle dengan Internet Explorer
Sistem Operasi : Windows 9.x/NT/2000/XP
Fitur :
Mudah dioperasikan oleh pemula
Menu mudah diakses dan dikonfigurasi
Menu Help lengkap dan terindex dengan baik
Dukungan terhadap filter pada protokol POP3
Dukungan terhadap siknronisasi dengan server IMAP (yang
memungkinkan user membaca email pada waktu offline)
Dukungan terhadap fasilitas profiles
Toolbar bisa dikustomisasi (diatur sendiri)
Kolom utama pada outlook bisa ditambah/dikurangi
Kekurangan :
Tidak mendukung filter pada protokol IMAP
Konfigurasi untuk protokol IMAP bermasalah jika menggunakan IMAP
server yang mempunyai mailbox lebih dari satu
Penunjukan indikator New Message sering salah
Penunjukan indikator untuk email yang mempunyai attachment juga
sering tidak coock
- Qualcomm Eudora
Pembuat : Qualcomm Inc.
Lisensi : Gratis (sponsored mode), atau komersial $39.95 US
Sistem Operasi : Windows 9.x/NT/2000/XP
URL : http://www.eudora.com
Fitur :
Mudah dioperasikan oleh pemula
Menu mudah diakses dan dikonfigurasi
Menu Help lengkap dan terindex dengan baik
Dukungan terhadap filter pada protokol POP3 dan IMAP
Dukungan terhadap protokol IMAP
Dukungan terhadap fasilitas profiles
Toolbar bisa dikustomisasi (diatur sendiri)
Kolom utama pada eudora bisa ditambah maupun dikurangi
Fasilitas mood-watch yang lucu, memungkinkan adanya simbol yang
keluar pada menu yang memperlihatkan mood/keadaan dari isi email
Kekurangan :
Tidak mendukung siknronisasi dengan server IMAP
Fasilitas uninstall tidak bekerja secara sempurna
Fasilitas dengan multipe-windowsnya membingungkan untuk pemula
Email yang telah dikirim hanya bisa masuk pada folder Outbox, atau
jika menginginkan masuk ke folder yang lain, maka harus diset dulu
dari filternya.
Email yang telah dikirim hanya bisa masuk pada folder Outbox, atau
jika menginginkan masuk ke folder yang lain, maka harus diset dulu
dari filternya.
- Netscape Messenger
Pembuat : Netscape Inc.
Lisensi : Gratis
Sistem Operasi : Windows 9.x/NT/2000/XP
Fitur :
Mudah dioperasikan oleh pemula
Menu mudah diakses dan dikonfigurasi
Menu Help lengkap dan terindex dengan baik
Konfigurasi email berbasis IMAP lebih mudah
Dukungan terhadap mail filtering pada protokol POP3 maupun IMAP
Dukungan terhadap fasilitas profiles
Dukungan terhadap siknronisasi dengan server IMAP
Kolom utama tampilan bisa dikustomisasi (diatur sendiri)
Kekurangan :
Toolbar tidak bisa dikustomisasi (diatur sendiri)
- Mutt
Pembuat : Michael Elkins
Lisensi : Gratis
Sistem Operasi : Semua variant Unix (termasuk Linux, BSD, Solaris, dll)
Fitur :
Mendukung format mailbox yang berbeda-beda (mbox, MMDF, MH,
maildir)
Mendukung pengaturan kombinasi keyboard untuk macro, header,
mailing-list reply, dan mailbox folder
Mendukung threading (reply email berada dibawah email yang pertama
yang direply, biasanya pada mailing list)
Pencarian email menggunakan regex (regular expression)
Mendukung DSN (Delivery Status Notification)
Mendukung MIME/PGP
Mendukung terhadap lebih dari satu account email
Terjemahan bahasa lebih dari 20 bahasa
Kekurangan :
Berbasis text bukan grafik, sehingga pengoperasian relatif susah untuk
pemula
Editor menggunakan editor default dari system yang bersangkutan,
misalnya vi, joe, pico maupun emacs
pemula
Editor menggunakan editor default dari system yang bersangkutan,
misalnya vi, joe, pico maupun emacs
Konfigurasi untuk external viewer (program bantu untuk melihat suatu
bentuk file, misalnya attachment gambar, html dll) relatif susah
Alamat kontak (address book) belum ada, sehingga untuk mengirim ke
sekumpulan email dalam satu grup menjadi susah
- PINE (Program for Internet News & email)
Pembuat : Universitas Washington
Lisensi : Gratis
Sistem Operasi : Semua variant Unix (termasuk Linux, BSD, Solaris, dll,
Windows 9.x/NT/W2K
Fitur :
Mudah dioperasikan oleh pemula
Menu Help tersedia online dan mudah diakses
Fasilitas Message Index memungkinkan melihat ringkasan dari
pengirim, tanggal serta ukuran email
Menggunakan editor tersendiri
Mendukung Address Book dan Group alamat email
Mendukung attachment berformat MIME
Mendukung protokol IMAP/POP3
Kekurangan :
Tidak mendukung lebih dari satu account
Tidak mendukung format Maildir
Tidak mendukung threading
- Sylpheed
Pembuat : Hiroyuki Yamamoto
Lisensi : Freeware
Sistem Operasi : Semua variant Unix (termasuk Linux, BSD, Solaris, dll)
Fitur :
Berbasis grafik (GTK)
Mendukung account lebih dari satu (multiple account)
Mendukung email berformat PGP/MIME
Mendukung tampilan email threading
Mendukung email berbasis SSL/TLSv1 (POP3, SMTP, IMAP4rev1,
NNTP)
Mendukung tampilan email threading
Mendukung email berbasis SSL/TLSv1 (POP3, SMTP, IMAP4rev1,
NNTP)
Pengambilan email secara otomatis dari server
Kekurangan :
Tidak mendukung fasilitas hook seperti di mutt
Berbasis grafik, sehingga tidak cocok untuk remote mailing
Jika proses mengambil email terlalu lama dan timeout, sylpheed
terkadang bisa tidak merespon inputan dari keyboard (hang)